Yêu cầu số 1 của viết email là ngắn gọn, dễ hiểu: luôn nói rõ mục đích ở đầu thư. Tiêu đề email (subject) cần nêu bật nội dung chính của email cũng như mức độ quan trọng khẩn cấp (Important/ very important/ urgent please…)
Email thường bao gồm lời chào đầu thư, nội dung và lời chào cuối thư kèm chữ kí/ tên người gửi (chức danh, phòng ban nếu có). Nếu là người mới tiếp xúc thì lời chào đầu thư thường là Dear + Mr/ Mrs/ Ms + tên (hoặc Dear Sir or Madam nếu không biết tên). Nếu là người quen thì là Hi John (hoặc chỉ cần John,… ), Hi, Hi all, Hi team (nếu gửi cho 1 nhóm)
Một số thuật ngữ và cấu trúc tiếng Anh thông dụng cho viết email :
CC: carbon copy: (gửi cho nhiều người 1 lúc và người nhận có thể nhìn thấy những địa chỉ email nhận được khác)
BCC: Blind carbon copy: Gửi cho nhiều địa chỉ email 1 lúc nhưng người nhận sẽ ko thấy các địa chỉ email nhận được khác, dùng khi cần bảo mật thông tin cho những người nhận khác nhau)
Attach – Đính kèm = enclosed : Please find the report attached / As you can see from the attachment / enclosed is the detailed report./ you can find the detailed report in the attachment. (Xin hãy tìm báo cáo trong file đính kèm)
Best – Dùng trong lời chào/ chúc tốt nhất ở cuối thư: All the best/ Best wishes/ Pass my best wishes on to John (Cho mình gửi lời hỏi thăm tới John) / Best regards
Convenience/ (Inconvinience) – thuận tiện/ (bất tiện ): Please reply at your earliest convenience (Xin hãy hồi đáp sớm nhất có thể )/ We would like to apologize for any inconvenience caused (Chúng tôi xin lỗi nếu gây ra bất kì sự bất tiện nào…) / Please let me know what dates are convenient for you (Xin hãy cho biết những ngày nào thì thuận tiện cho bạn)
Dear –Thân mến (chào đầu thư khi mới tiếp xúc): Dear Sir or Madam/ Dear Mr Alex/ Dear Alex/ Dear Sir/ Dear team/ Dear all,
Forward – I look forward to hearing from you soon/ I really look forward to your reply (tôi rất trông đợi nhận được hồi đáp từ bạn / Please forward this to John (xin hãy chuyển thư/ email này cho John)
Hear from – nghe được, biết được thông tin từ ai đó: I look forward to hearing from you (soon)/ Hope to hear from you soon/ It was really nice to hear from you (Rất vui khi nhận được cuộc gọi/ email…của bạn)
Hi – Hi/ Hi John (Hi: Chào đầu email khi quen đã lâu)/ Say “Hi” to Steve from me (Chào Steve giúp mình)/ Julie says “Hi” (Julie gửi lời chào ban)
In – In connection with (có liên quan tới) / In advance (trước: thanks in advance)/ In reference to (tham chiếu/ tham khảo tới…)
Inform – thông báo : We regret to inform you that…(chúng tôi rất tiếc thông báo cho bạn rằng…)/ We would like to inform you that…(chúng tôi muốn thông báo cho bạn rằng…)
If: If you need any further information, please contact me at once (nếu bạn cần them thông tin gì, xin hãy liên lạc với tôi ngay nhé)// If there is any problems, please let me know. (Nếu có vấn đề gì hãy cho tôi biết nhé)
Love – chào cuối thư cho người thân thiết: Love / Lots of love/ Send my love to John/ John sends his love
Note –viết, ghi chú, lưu ý: This is just a quick note to say (Mình chỉ muốn viết vài dòng để nói rằng …)/ Please note that…(Xin hãy lưu ý là…)
Line: Drop someone a line: Don’t forget to drop me a line when you get there (đừng quên viết cho mình khi bạn đến nơi nhé)/ Just drop you few lines (Chỉ là muốn viết vài dòng viết cho bạn rằng…)
Please – Please let me know if you have any questions (Xin hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kì thắc mắc nào/ If you need any further information, please do not hesitate to contact me at any time
Reference – tham chiếu, liên quan, về việc (vv): With reference to…/ Your ref:/ Our ref:/ Reference number
Regards – Trân trọng (lời chào cuối thư trang trọng): Best regards/ Give my regards to John/ Regards
See – See you (soon/ then/ later: gặp lại sau nhé) / Hope to see you again soon (Rất mong được gặp lại bạn sớm)/ I really look forward to seeing you in Vietnam (rất mong được gặp bạn ở Vietnam)
meet: gặp lần đầu: I really look forward to meeting you in person (tôi rất mong được gặp trực tiếp bạn)
Sir (ngài/ ông/ anh: xưng danh trang trọng cho nam– Madam cho nữ)/ Dear Sir or Madam: lời chào đầu thư/ email khi chưa biết người đó là nam hay nữ
Soon – Sớm: I look forward to hearing from you soon/ See you soon/ Write soon
Sorry – Sorry it took me so long to get back to you (Xin lỗi vì đã trả lời muộn/ Sorry not to reply sooner (Xin lỗi vì đã không trả lời sớm hơn/ Sorry to write to you out of the blue (xin lỗi vì đã viết cho bạn đường đột thế này)
Thanks/ Thank you – Lời cảm ơn cuối thư: Thanks again (nếu trước đã có thank)/ Thank in advance (cảm ơn trước)/ Thank you for your email (cảm ơn vì email của bạn)/ Thank you for your quick reply (prompt reply)/ Thank you for getting back to me so quickly (cảm ơn vì đã trả lời nhanh chóng/ taking the time to see me yesterday (cảm ơn vì đã dành thời gian tiếp đón …)
To – I’m writing to you concerning… (Viêt cho bạn về vấn đề) / I’m writing to you regarding (viết cho bạn về …
Yours – Thân mến – lời chào cuối thư cho người thân quen trong công việc hoặc gia đình: Yours sincerely/ Yours faithfully (faithfully dùng trong công việc khi ko biết tên người nhận và đầu thư là dear sir or madam)/ Sincerely yours (Dùng sincerely nếu biết tên người nhận đầu thư là Dear John, Marry…)
View more at: https://tienganhmydear.wordpress.com/
