Trong những năm gần đây, việc áp dụng hệ thống quản lý tổng thể (
ERP) đã giúp cho không ít các doanh nghiệp trên thế giới kiểm soát chặt chẽ được hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nâng cao khả năng cạnh tranh và vị thế của mình trên thị trường quốc tế
Ở Việt Nam, thị trường
ERP đang dần trở nên khá sôi động, rất nhiều doanh nghiệp có nhu cầu ứng dụng ERP nhằm thay đổi phương thức quản lý hoạt động SXKD của mình, song không phải doanh nghiệp nào cũng có được sự hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực này.
|
|
| Định nghĩa ERP |
| ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v.... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên. Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phất triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình Tính hợp nhất trong một doanh nghiệp thống nhất ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho. ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Giờ đây kế toán có thể nhìn vào kho để xem đơn hàng đã xuất cho khách hàng chưa. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà doanh nghiệp cần, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống. ERP còn có chế độ phân quyền người sử dụng linh động ngay trên giao diện sử dụng người quản trị. Có chế độ bảo mật an toàn ERP cải thiện môi trường kinh doanh như thế nào?  ERP thường được xem như phần mềm hỗ trợ hiệu quả nhất trong công tác quản lý và môi trường kinh doanh. Ví dụ như qui trình đặt hàng, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng, sau đó sẽ tính được chi phí và thời gian sản xuất dựa vào định mức nguyên vật liệu và lượng nguyên liệu hàng hoá tồn trong kho của công ty, lịch trình sản xuất và năng lực sản xuất từ kế hoạch cung ứng. Từ đó cho ta biết được thời gian dự kiến và tiến độ giao hàng. Tất cả các nhân viên ở phòng ban khác nhau đều có thể xem tiến độ sản xuất cũng như tiến độ giao hàng cho khách hàng đến đâu điều này sẽ giải quyết kịp thời các rủi ro và tránh xảy ra sai sót. Phân hệ kế toán có thể biết được chi phí sản xuất cho một đơn hàng cụ thể một cách chính xác. Đó chính là một thể thống nhất m�ERP muốn thực hiện ở mỗi doanh nghiệp. Nếu như các phân hệ không thật sự liên kết với nhau thì khi giải quyết một đơn đặt hàng rất khó khăn và thông tin sẽ không kịp thời. Ví dụ như bộ phận kinh doanh sẽ không biết đơn hàng đã giao cho khách hàng đến đâu, kế hoạch cung ứng không biết được lượng hàng đã sản xuất đủ chưa …Đối với ERP mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn chính xác hơn và thống nhất hơn. |
|
ERP không chỉ là một giải pháp tin học hoá mà còn là một phương thức quản lý
Trong đó doanh nghiệp muốn thành công thì trước hết phải thay đổi những lối mòn trong quan điểm quản lý của mình, thậm chí là chấp nhận rủi ro.
Một trong những khó khăn lớn nhất khi ứng dụng ERP ở Việt Nam là sự khác biệt giữa phương pháp hạch toán kế toán trong hệ thống ERP và các phương pháp tổ chức hạch toán kế toán truyền thống của các doanh nghiệp. Đây là vấn đề chung đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng các sản phẩm ERP của nước ngoài như
Oracle,
SAP, Solomon, …
Để vượt qua được khó khăn đó trước hết các nhà tư vấn cũng như nhà quản lý doanh nghiệp phải có được nhận thức đúng đắn về hệ thống ERP, từ đó thay đổi phương thức quản lý của mình cho phù hợp.
Ứng dụng ERP sẽ làm cho hệ thống kế toán của doanh nghiệp gọn nhẹ và đơn giản hơn?
Đây là một quan điểm đi ngược lại nguyên lý của tất cả các hệ thống ERP. Tiêu chí đầu tiên của các phần mềm ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ hơn và khoa học hơn toàn bộ thông tin của doanh nghiệp trong đó thông tin kế toán là một phần cốt lõi. Và để đạt được tiêu chí đó hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ theo một quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ.
Không ít doanh nghiệp đã không thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực làm đơn giản hoá quy trình tác nghiệp của ERP, kết quả là họ đã biến ERP thành một phần mềm kế toán giản đơn và làm mất đi ý nghĩa lớn nhất của ERP là quản lý thông tin một cách tổng thể và đồng bộ.
Doanh nghiệp nên coi ERP như một cuộc cách mạng về quản lý và doanh nghiệp và cuộc cách mạng này đòi hỏi không chỉ là tiền mà cả con người – bao gồm cả số lượng và chất lượng.
Quy trình quản lý bán hàng - Một quy trình khá đơn giản trong hệ thống ERP.
Lẽ dĩ nhiên là ERP cũng như tất cả các phần mềm ứng dụng khác đều nhằm mục đích phục vụ con người, nhưng hiện nay khó có một phần mềm quản lý nào vừa đơn giản, dễ sử dụng lại vừa quản lý được một cách tốt nhất, mang lại cho bạn nhiều thông tin nhất được. Điều đó cũng giống như bạn không thể hưởng thụ sự an toàn, tiện nghi của một căn nhà hiện đại mà không phải trải qua những phiền toái khi phải am hiểu một hệ thống các phương tiện điều khiển phức tạp, phải thực hiện hàng tá những thao tác đóng mở cửa khi ra vào,..(TS.Bùi Quang Ngọc)
Như vậy, doanh nghiệp không nên cho rằng sẽ giảm bớt nhân lực khi ứng dụng ERP vào quản lý bởi quản lý theo kiểu ERP không chỉ tiêu tốn nhiều nguồn lực hơn mà tiêu tốn nhiều nguồn lực với trình độ cao hơn.
Nhận thức đúng về các vấn đề khi áp dụng hệ thống ERP là một yêu cầu tiên quyết để triển khai thành công
Bởi những khác biệt giữa phương pháp hạch toán của các sản phẩm ERP nước ngoài và phương pháp hạch toán ở Việt Nam, một số doanh nghiệp sẽ cảm thấy bế tắc trước việc lựa chọn giải pháp mà nhà tư vấn đưa ra. Chính vì vậy khi quyết định ứng dụng sản phẩm, các doanh nghiệp phải hiểu được các vấn đề tất yếu của hệ thống ERP và họ nên chấp nhận chúng và cùng nhà tư vấn triển khai tìm ra giải pháp hợp lý thay vì đặt ra những yêu cầu thay đổi làm phá vỡ cấu trúc của hệ thống.
Sự xuất hiện tài khoản trung gian trong các nghiệp vụ kế toán
Trong ERP, hệ thống hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin, vì thế mỗi một thao tác nghiệp vụ trong quy trình SXKD đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống và cùng với việc quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ trong quy trình mua hàng hoá, bạn sẽ có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho, bút toán ghi nhận công nợ phải trả trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng, bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán,…
Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ kinh tế, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau.
Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với kế toán Việt Nam, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, doanh nghiệp Việt nam có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian. Như vậy việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp và các doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.
Sơ đồ hạch toán của một quy trình bán hàng đơn giản
Trừ khi bạn chỉ sử dụng phân hệ kế toán tổng hợp (GL), bạn không thể quản lý số liệu kế toán theo kiểu đối ứng tài khoản truyền thống
Ngoài phân hệ kế toán (GL) thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán thông thường, tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n hay n:1 không được đặt ra, vì thế không thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.
Hơn nữa, như đã phân tích ở phần trên, việc quản lý các giao dịch theo kiểu đối ứng tài khoản là một việc làm không có ý nghĩa, vì hầu hết các tài khoản đều được hạch toán đối ứng với các tài khoản mà kế toán Việt nam xem là trung gian.
Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người làm kế toán ở Việt nam vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các phần mềm kế toán là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt vì thế những sai sót về định khoản là hầu như không xảy ra.
Trong ba phương pháp chữa sổ kế toán ở Việt Nam, chỉ có phương pháp ghi bút toán đảo là được thực hiện trên ERP
Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người dùng xoá bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này mà người sử dụng hệ thống có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát và đều làm ảnh hưởng đến số liệu báo cáo của họ. Tuy nhiên cũng chính nhờ đặc điểm này mà số liệu kế toán do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài doanh nghiệp.
Việc quản lý chỉ đạt được tốt nhất khi doanh nghiệp sử dụng các quy trình tác nghiệp hoàn chỉnh của hệ thống.
Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu bạn cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó là việc kiểm soát số liệu kế toán cũng sẽ khó khăn.
Tuy nhiên một quy trình hoàn chỉnh bao giờ cũng kéo theo thời gian và nhân lực để thực hiện. Vì thế trong một số trường hợp cần phải cắt rời một số quy trình, khi đó để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài buộc người dùng phải tuân thủ theo.
Các quy trình chính của ERP
Tổ chức kế toán trong ERP mang lại cho doanh nghiệp những công cụ quản lý và phân tích tài chính hữu hiệu cùng với khả năng mở rộng và phát triển gần như vô hạn
Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt giúp nhà quản lý dễ dàng có được thông tin quản lý tài chính nhiều chiều khác nhau
Ngoài hệ thống tài khoản mà bộ tài chính Việt Nam ban hành, bạn có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một doanh nghiệp, dù doanh nghiệp đó ở quy mô nào. Một dẫn chứng đơn giản: bài toán quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban được thực hiện một cách rất đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản, cuối kỳ bạn chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu kế toán phát sinh ở một phòng ban bất kỳ.
Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên không còn là vấn đề đối với bất cứ một doanh nghiệp nào
Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết các hệ thống ERP giúp cho việc hợp nhất số liệu của các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn bao giờ hết. Việc duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp.
Nhờ tính chất linh hoạt trong cấu trúc quản lý, việc thêm mới một đơn vị thành viên cũng như một cấp quản lý trong hệ thống ERP được thực hiện rất đơn giản, dễ dàng và không gây khó khăn trong việc tổng hợp cũng như đồng nhất số liệu.
Số liệu kế toán là bức tranh trung thực nhất về hoạt động của doanh nghiệp
Chính vì đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.
Trên hệ thống ERP, kế toán trở thành những người kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu kế toán mà hệ thống phản ánh.
Đến thời điểm này, phần lớn các doanh nghiệp triển khai thành công hệ thống ERP đều khẳng định rằng lựa chọn ERP là một quyết định mang đến cho họ hàng chục phần trăm lợi nhuận từ việc tối ưu hoá phương thức quản lý HĐSXKD và rất nhiều những giá trị vô hình khác. Tuy nhiên, chi phí đầu tư cho một dự án ERP luôn chiếm một phần không nhỏ so với nguồn lực tài chính của một doanh nghiệp.
