Giải pháp ERP, Phần mềm kế toán

Các quy trình chủ yếu trong 3S ERP

Áp dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp, ngoài việc xây dụng hệ thống thông tin quản lí tích hợp, chuyên sâu và tổng thể, doanh nghiệp còn thực hiện việc hoàn thiện và tối ưu hóa các quy trình quản lí các nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Giải pháp quản trị doanh nghiệp 3S ERP cung cấp đầy đủ các quy trình quản lí tiên tiến cho các doanh nghiệp. Các quy trình chính bao gồm:
1. Quy trình quản lí từ mua hàng đến thanh toán 3S ERP cung cấp quy trình quản lí thông tin Từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các chức năng như: Quản lí báo giá, Quản lí yêu cầu mua hàng, Quản lí đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán và hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
Quy trình mua hàng trong 3S ERP được mô tả như sau:

 

Quy trình này cho phép doanh nghiệp quản lí nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán. Quy trình này được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng, Kho hàng, Kế toán phải trả và sổ cái tổng hợp. Quy trình này cho phép quản lí các thông tin như:

• Các yêu cầu mua hàng: nhờ tính tích hợp của hệ thống nên các yêu cầu mua hàng có thể được tạo tự động từ phân hệ quản lí sản xuất (khi hệ thống tính toán thiếu vật tư, hàng hóa để phục vụ sản xuất và bán ra thị trường). Người sử dụng cũng có thể tạo các yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và nguyên vật liệu.
• Quản lí các báo giá: hệ thống cho phép tạo các yêu cầu báo giá, các báo giá do nhà cung cấp đưa lại và tính năng phân tích báo giá. Tính năng này cho phép Công ty quản lí các báo giá một cách có hệ thống, dễ dàng tra cứu.
• Quản lí các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng: chức năng này cho phép doanh nghiệp lưu các thông tin liên quan đến các đơn mua hàng hay hợp đồng mua hàng hóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cung cấp, ngày mua, ngày nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán…
• Quản lí việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có chức năng nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng. Ngoài ra, chức năng này cho phép thực hiện quản lí trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào không đúng yêu cầu…)
• Quản lí hóa đơn: hệ thống cho phép tạo hóa đơn mua hàng tự động dựa trên thông tin trên đơn mua hàng hoặc nhân viên kế toán nhập bằng tay vào hệ thống. Tính năng này được thao tác trên phân hệ Kế toán phải thu.
• Thanh toán: chức năng này thuộc phân hệ Kế toán phải thu và thực hiện chức năng lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng.
• Hạch toán kế toán: việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng được thực hiện tự động khi tạo các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và thanh toán. Các bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ cái khi có lệnh của kế toán tổng hợp.

2.   Quy trình quản lí từ bán hàng đến thu tiền
Quy trình Từ bán hàng đến thu tiền của ứng dụng quản trị doanh nghiệp 3S ERP hỗ trợ tự động hóa quy trình bán hàng của doanh nghiệp, giúp việc kiểm soát các bước của quá trình được chặt chẽ hơn cũng như cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ công tác quản lí.
Quy trình bán hàng trong 3S ERP được mô tả như sau:

• Quy trình: theo dõi thông tin xuyên suốt từ khi nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng, phát hành hóa đơn bán hàng, thu tiền và hạch toán kế toán.
• Bán hàng: quản lí các đơn bán hàng hay hợp đồng, phần này cho phép Công ty lưu trữ tất cả các hợp đồng bán hàng, đơn bán hàng cho khách hàng. Thông tin đơn hàng bao gồm các thông tin như: mặt hàng bán, số lượng, đơn giá, ngày giao hàng, điều khoản thanh toán, khách hàng và địa chỉ giao hàng… Ngoài ra, chức năng quản lí đơn hàng cho phép Công ty khai báo các chính sách bán hàng như chiết khấu, giảm giá, quản lí vận chuyển…
• Hỗ trợ quản lí nhiều loại hợp đồng, đơn hàng: hệ thống 3S ERP hỗ trợ quản lí nhiều loại hợp đồng bán hàng như hợp đồng chuẩn, hợp đồng khung, hợp đồng kế hoạch và bán hàng không qua kho.
• Theo dõi hạn mức công nợ của khách hàng: cho phép khai báo hạn mức công nợ của khách hàng theo từng khách hàng cụ thể hoặc từng nhóm khách hàng (Customer Class). Chức năng này cho nhân viên bán hàng biết được khách hàng nào đã nợ quá hạn hoặc đến hạn mức cho phép, từ đó sẽ giúp cho nhân viên bán hàng quyết định có nên bán hàng cho khách hàng này nữa hay không.
• Giữ hàng: chức năng này cho phép Công ty quản lí tốt hơn thông tin hàng tồn kho, đặc biệt trong trường hợp hàng hóa được giữ cho đơn đặt hàng nào đó mà chưa giao cho khách hàng, Công ty dễ dàng biết được trong kho hiện còn bao nhiêu hàng, bao nhiêu hàng đã được đặt hàng, bao nhiêu hàng còn lại có thể bán được. Chức năng này còn cho phép bộ phận Kinh doanh và Sản xuất có thông tin để lên kế hoạch sản xuất sát với yêu cầu quản lí và điều độ sản xuất của Công ty.
• Giao hàng: chức năng giao hàng cho phép theo dõi thông tin liên quan đến việc giao hàng cho khách hàng. Thông tin kết quả của quá trình này là hàng đã được xuất khỏi kho và khách hàng đã nhận được hàng.
• Tạo hóa đơn bán hàng và thanh toán: hệ thống cho phép tạo hóa đơn bán hàng tự động hoặc thủ công để theo dõi công nợ của khách hàng theo các thông tin trên hợp đồng/đơn bán hàng. Đồng thời, hệ thống cũng thực hiện việc thanh toán (thu tiền) khi khách hàng trả tiền mua hàng hóa. Các giao dịch này được thực hiện trên phân hệ Kế toán phải thu.
• Hạch toán kế toán: tất cả các giao dịch hạch toán kế toán phát sinh trong quá trình bán hàng như xuất kho, hóa đơn và thanh toán đều được hạch toán tự động và lưu vào sổ phụ kế toán. Các giao dịch này sẽ cập nhật vào sổ cái khi có lệnh của kế toán.

3. Quy trình quản lí sản xuất
Quy trình Từ nhu cầu đến giao hàng của ứng dụng quản trị doanh nghiệp 3S ERP sẽ hỗ trợ tự động hóa quy trình sản xuất của doanh nghiệp, đồng thời giúp việc kiểm soát các bước của quá trình được chặt chẽ hơn cũng như cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ công tác quản lí sản xuất. Các phân hệ con trong phân hệ quản lí sản xuất được tích hợp chặt chẽ và có thể được mô tả như sau:

Quy trình quản lí từ nhu cầu sản xuất đến bán hàng được minh họa trong sơ đồ sau:

 

Phân hệ Quản lý sản xuất (QLSX) của giải pháp quản trị doanh nghiệp 3S ERP có các tính năng chính đáp ứng tốt nhu cầu QLSX của doanh nghiệp như sau:

• Chức năng tập hợp nhu cầu sản xuất (MDS: Master Demand Schedule): chức năng này thực hiện việc tập hợp các yêu cầu về hàng hóa từ nguồn dự báo (Forecast) và đơn hàng của khách hàng (Sales Order) để lập ra nhu cầu hàng hóa cần sản xuất tại những thời điểm nhất định.
• Chức năng lập kế hoạch sản xuất (MPS : Master Production Schedule): thực hiện tạo các lệnh sản xuất dựa trên số liệu hàng hóa cần sản xuất (MDS). Như vậy, chức năng này cho phép bộ phận lập kế hoạch sản xuất quản lí được thông tin kế hoạch sản xuất của Công ty. Hơn nữa, MPS còn được tích hợp với phân hệ họach định nhu cầu NVL (MRP) để tính toán nhu cầu NVL cung ứng cho việc sản xuất.
• Chức năng hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP – Material Resource Planning): hỗ trợ việc tính toán các yêu cầu về NVL dựa theo kế hoạch sản xuất. Trên cơ sở thông tin về kế hoạch sản xuất (MPS), phân tích năng lực (Capacity) và nguồn lực (Resource) của hệ thống sản xuất, MRP sẽ tự động tính toán nhu cầu NVL để có các hành đồng như gửi yêu cầu mua NVL để thực hiện công tác mua NVL phục vụ sản xuất. Chức năng này sẽ thay thế công việc lập kế hoạch điều độ sản xuất của nhà máy đối với việc tính toán khả năng cung ứng của NVL và các nguồn lực khác.
• Định mức NVL và Công đoạn sản xuất (BOM – Bills of material, Routing): cho phép nhà máy xây dựng các định mức NVL cho các loại sản phẩm. 3S ERP cho phép xây dựng BOM nhiều cấp, xác định các công đoạn sản xuất (Routing) và các nguồn lực tương ứng sử dụng trong từng công đoạn đối với từng sản phẩm. Nhờ vậy, việc quản lí thông tin của quá trình sản xuất và tính giá thành sẽ được thực hiện dễ dàng hơn.
• Quản lí thông tin các công đoạn sản xuất (WIP- Work in Process): cho phép quản đốc phân xưởng luôn có được các số liệu sản xuất trong từng ngày, từng ca làm việc và từ các công đoạn khác nhau của quá trình sản xuất. Chức năng này sẽ ghi chép tất cả các NVL xuất ra cho sản xuất tại mỗi công đoạn sản xuất ở mỗi thời điểm nhất định, sản phẩm hoàn thành của mỗi công đoạn và tính luôn chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm hay từng lệnh sản xuất (chi phí dở dang). Với tính năng này, bộ phận Điều độ sản xuất của nhà máy luôn có số liệu chính xác về việc xuất nhập NVL, thành phẩm, giúp nâng cao khả năng quản lí điều độ sản xuất. Với đặc thù của Công ty là sản xuất ra thành phẩm phải qua nhiều công đoạn, chức năng này hỗ trợ công tác quản lí một cách tốt nhất.
• Tính giá thành sản xuất: trên cơ sở xây dựng các định mức NVL, quản lí các công đoạn sản xuất và các chi phí phân bổ khác, chức năng tính giá thành sản phẩm của 3S ERP sẽ thực hiện việc tính giá thành thành phẩm chính xác và nhanh chóng.
• Tích hợp với các phân hệ khác như phân hệ Bán hàng (xác định nhu cầu từ các đơn bán hàng), phân hệ Mua hàng (tự động lập các yêu cầu mua hàng khi NVL không đủ để sản xuất), Quản lí kho (các NVL trong quá trình sản xuất xuất ra phân xưởng và thành phẩm được nhập kho).
• Tự động hạch toán: thông tin giao dịch kế toán phát sinh liên quan đến xuất nhập kho trong sản xuất, giá thành sản phẩm, bán thành phẩm sẽ tự động được cập nhật và kế toán kho không cần nhập lại các giao dịch này.

4.     Quản lí kho, vật tư và hàng hóa Giải pháp quản trị doanh nghiệp 3S ERP cung cấp phân hệ quản lí kho có khả năng đáp ứng nhu cầu quản lí kho phức tạp với nhiều kho vật lí và nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư khác nhau. Mô hình tổng quan trong quản lí kho trong 3S ERP như sau:

• Tổ chức kho: tính năng này cho phép doanh nghiệp thực hiện việc khai báo hệ thống kho cho doanh nghiệp. 3S ERP cho phép khai báo tổ chức kho cho nhiều phân xưởng, kho NVL, kho thành phẩm… Tính năng này cho phép chia sẻ thông tin liên quan đến hàng tồn kho trong các kho khác nhau cho người có quyền sử dụng.
• Định nghĩa vật tư hàng hóa: Phần này cho phép doanh nghiệp khai báo danh mục vật tư hàng hóa, các trạng thái và thuộc tính của vật tư, hàng hóa, các phân loại đa dạng phục vụ cho công tác quản trị.
• Kế hoạch và kiểm soát:

• Định nghĩa các quy tắc kiểm soát : cho phép doanh nghiệp khai bao các quy tắc kiểm soát như số lượng tối thiểu – tối đa hàng tồn kho (tránh việc tồn kho ngoài ý muốn) để tạo các yêu cầu mua vật tư khi vật tư thiếu hoặc cảnh báo khi vật tư hàng hóa quá nhiều so với yêu cầu quản lí. Chức năng này được tích hợp với quy trình mua hàng khi vật tư thiếu để tạo ra các yêu cầu mua hàng.
• Thực hiện chức năng kiểm kê: khi doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng hóa, chức năng kiểm kê sẽ quản lí các thông tin kiểm kê và thực hiện các giao dịch điều chỉnh cần thiết.

• Giao dịch: phân hệ quản lí kho trong 3S ERP tích hợp chặt chẽ với phân hệ Mua hàng và bán hàng để thực hiện các giao dịch kho như: nhận hàng, kiểm tra chất lượng – trả hàng (nếu không đạt chất lượng), nhập vào kho, chuyển kho (khi có giao dịch chuyển kho), xuất hàng cho việc bán hàng hoặc xuất vật tư đưa vào sản xuất.
• Hạch toán: các giao dịch xuất, nhập, điều chuyển, nhận và xuất hàng trả lại đều phát sinh bút toán hạch toán kế toán tư động và được cập nhật vào sổ cái khi có lệnh.

5.     Quản lí tài sản cố định Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP cung cấp phân hệ Quản lí tài sản cố định (TSCĐ) cho doanh nghiệp với các chức năng và quy trình được mô tả trong hình vẽ sau: Phân hệ quản lí TSCĐ quản lí hầu hết các giao dịch liên quan đến quản lí và kế toán TSCĐ, bao gồm các chức năng sau:

• Nhập thông tin tài sản mới.
• Nhập và chuyển đổi TSCĐ xây dựng dở dang.
• Hỗ trợ các giao dịch trong quản lí tài sản như: thuyên chuyển, điều chỉnh nguyên giá, đánh giá lại tài sản, thanh lí tài sản và phục hồi tài sản.
• Hỗ trợ nhiều phương pháp tính khấu hao tài sản.
• Tự động tạo các bút toán kế toán phát sinh trong quá trình quản lí tài sản và chuyển bút toán từ sổ quản lí TSCĐ sang sổ cái tổng hợp.
• Hỗ trợ các báo cáo quản trị liên quan đến TSCĐ.

II.6. Quản lí tài chính kế toán
Giải pháp 3S ERP có phân hệ quản lí tài chính kế toán với các bộ sổ như: Sổ cái tổng hợp (GL – General Ledger), Kế toán phải thu (AR-Accounts Receivable), Kế toán phải trả (AP – Accounts Payable), Quản lí dòng tiền (CM – Cash Management) và Kế toán tài sản cố định.
Các giao dịch kế toán được tích hợp với các phân hệ quản lí khác như Quản lí kho, quản lí mua hàng hoá – vật tư, quản lí bán hàng và quản lí sản xuất. Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lí kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán giá thành (từ phân hệ sản xuất) được tạo ra tự động và ghi vào các sổ phụ kế toán. Hệ thống tích cho phép giảm thiểu thời gian nhập liệu và luôn đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán phát sinh.

 

Cuối kì, cán bộ có trách nhiệm phải thực hiện việc đóng sổ tại phân hệ Sổ cái tổng hợp để hoàn tất việc quyết toán cho kì đó. Phân hệ này cung cấp các báo cáo theo quy định của Nhà nước cũng như các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp.